当社は、システム開発におけるお問い合わせ対応・技術相談・要件調整等のコミュニケーションの正確性と透明性を高めるため、通話記録システムを導入・運用します。 本規程は、その運用方針と取り扱いルールを明確にするものです。
通話記録システム運用規程
株式会社リメイク
第1条（目的）
本規程は、株式会社リメイク（以下「当社」という。）が行うシステム開発事業におけるお問い合わせ対応・技術相談・要件調整等のコミュニケーションを適切かつ円滑に行うため、通話記録システム（以下「記録システム」という。）を導入し、その運用方針を明確にすることを目的とする。 併せて、カスタマーハラスメント（以下「カスハラ」という。）の防止および社員の安全確保を図ることも目的とする。
第2条（導入の背景）
- 近年、社会的にカスハラが問題視される中、対話の正確性と透明性を確保する必要性が高まっている。
- システム開発業務では、仕様説明や技術的議論に細かなニュアンスが含まれ、誤解が大きな影響を及ぼす可能性がある。
- これらの背景を踏まえ、当社は記録システム「OM SYSTEM VN-551PC」を導入し、健全な開発体制を維持するための運用を開始する。
第3条（記録システム導入の目的）
記録システムの導入目的は、次に掲げるとおりとする。
- コミュニケーションの正確性確保
- 記録を残すことで認識齟齬を防ぎ、要件定義や仕様調整の精度を高める。
- プロジェクト進行の安定化
- 変更点や合意事項を明確にすることで、後工程の手戻りやリスクを軽減する。
- 社員の保護および心理的安全性向上
- 不当な要求や攻撃的言動が発生した場合でも、客観的な記録をもとに組織として適切な判断ができる。
- 業務効率の改善
- AIによる自動書き起こし機能を活用し、議事録作成等の作業負担を削減する。
第4条（運用ポリシー）
1. 利用目的の限定
記録システムの使用は、次に掲げる業務目的に限定する。
- （1）対応品質の維持および向上
- （2）事実確認・トラブル防止
- （3）プロジェクト管理上必要な判断の補助
個人的利用または目的外利用は禁止する。
2. データ管理
- （1）記録データは、当社が指定する管理責任者が統括する。
- （2）適切なアクセス権限を設定し、保存期間経過後は速やかに削除する。
- （3）保存方法・保管場所は社内情報管理基準に従う。
3. 情報保護
- （1）記録データの閲覧権限は必要最小限の職務者に限定する。
- （2）外部への提供、第三者への無断共有は禁止する。
- （3）関連法規（個人情報保護法等）および社内規程を遵守して取り扱う。
4. 不正利用の禁止
当社は記録システムをハラスメント対策および業務改善のためのみ使用し、 盗聴・監視・不透明な情報収集等の行為を一切行わない。倫理性・透明性を最優先とする。
第5条（期待される効果）
- 仕様確認の精度向上
- AIによる文字起こし・要点抽出により、意思疎通のギャップを最小化する。
- 心理的安全性の確保
- 担当者が攻撃的な言動に晒された場合でも、記録が根拠となり、適切な判断が可能となる。
- 作業効率の向上
- 議事録作成・確認作業が大幅に軽減され、開発リソースを本来業務に集中できる。
- サービス品質の向上
- 透明性のあるコミュニケーションが定着し、プロジェクト全体の信頼性が向上する。
- 組織としてのリスク管理強化
- 記録をもとにトラブル発生時の対応が迅速化し、組織的な防御体制を強化できる。
第6条（カスハラ対策との関係性）
本規程は、カスハラ防止および社員保護を目的とする当社の取り組みと連動する。 記録データはカスハラ発生時の判断材料として活用し、必要に応じて別途定める「カスタマーハラスメント防止規程」に基づき対応する。
第7条（周知および改定）
本規程は社内外に適切な方法で周知する。
必要に応じて内容を見直し、環境変化や業務実態に応じて改定を行うものとする。
制定日：2025年12月16日
施行日：2025年12月16日
株式会社リメイク